correspondencia y creación de sobres

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Últimamente estamos incidiendo en temas relacionados con la conexión de Excel con el exterior. Es decir, con la importación y conexión de datos externos desde otras fuentes o tipos de archivo. En este caso, y animado por una consulta de una empresa, vamos a hacer lo contrario. Esto es, vero como otro programa (en este caso Microsoft Word) se relaciona con Excel mediante la utilidad "Combinar correspondencia".

Insistimos en que no es un tema propio de Excel, sino que la operativa se hace desde Word, pero dado el interés que despierta este tema entre el personal administrativo de multitud de empresas y entre profesionales, optamos por incluirlo en el Blog Témpora Excel.

"Combinar correspondencia" es una utilidad que incluye Word desde hace muchos años (y muchas versiones) que permite generar, desde un documento-modelo creado una única vez, un mailing a multitud de personas o empresas, sin que sea necesario escribir los nombres y direcciones de todos y cada uno de los destinatarios. Para ello, Word se conecta con Excel (también lo podría hacer con Outlook, por ejemplo) para leer una tabla y colocar los datos de cada registro en cada documento de carta (o etiquetas, sobres, etc.), de forma que queden dispuestos en un "bloque de direcciones" al uso. También es posible añadir un "Saludo inicial" personalizado a cada destinatario:

...resultando posteriormente que si en Excel hay 200 registros, en Word obtenemos 200 páginas y cada una de ellas personalizada con un saludo, el nombre del destinatario, su dirección, etc.:

Pero vayamos a la práctica:

PASO 1

Desde Word, elegimos el tipo de documento que deseamos:

Aparentemente no ocurre nada en el caso de seleccionar “Carta…”. Si hubieramos elegido “Sobre…” o “Etiquetas” hubieramos obtenido un cuadro de diálogo para seleccionar algunas opciones, entre otras, el tamaño/modelo de sobre o etiqueta:

PASO 2

Ahora debemos seleccionar los destinatarios, que en nuestro ejemplo es una tabla de Excel:

y una vez seleccionado el archivo Excel, debemos elegir la hoja donde está nuestra tabla de destinatarios:

Nuevamente, al aceptar, no ocurre aparentemente nada, pero realmente hemos “conectado” Word con la tabla de Excel.

PASO 3

En el siguiente paso, podemos filtrar y ordenar los registros desde Word (si no lo habíamos hecho ya en Excel):

PASO 4

En este cuarto paso, debemos decidir qués es lo que queremos incluir en nuestra carta. Utilizaremos los botones del grupo "Escribir e insertar campos" de la ficha "Correspondencia".

• Botón Bloque de direcciones: Inserta el típico bloque o párrafo donde figuran el nombre, apellidos, dirección, código postal, ciudad, provincia, etc.

…. pero como vemos anteriormente, es más que posible que debamos adaptar la configuración por defecto de Word a las carácterísticas de nuestra tabla enExcel. Para ello, debemos hacer click en “Asignar campos…” (ver imagen anterior) y obtener así el siguiente cuadro para poder “emparejar” los campos que “conoce” Word” con los nombres de las columnas de nuestra tabla en Excel:

…y hacemos click en “Aceptar”, consiguiendo que ahora el bloque de direcciones esté ordenado y completo:

… y si volvemos a “Aceptar” , vemos que se ha incluido en nuestra carta la frase “bloque de direcciones” , que representa a toda la información que se vió en la ventana anterior (posteriormente, cuando acabemos el proceso, esta frase “bloque de direcciones” se sustituirá por todos los campos):

…podemos cambiarlo al lugar deseado situando el cursor antes del “bloque de direcciones” y presionando ENTER Y TAB.

• Botón Línea de saludo: Inserta un saludo inicial a la carta, con la posiblidad de configurar la forma de éste. Vemos en el ejemplo siguiente, que se opta por un saludo informal:. 

• Botón Campo combinado: Es una opción que nos facilita introducir, de forma individual, cualquiera de los campos de nuestra tabla en Excel en el lugar que deseemos (previamente situando el cursor en la zona deseada):

PASO 5

Llega la hora de decidir si queremos introducir alguna excepción, comentario, etc. en nuestra correspondencia, mediante reglas diseñadas por nosotros.

...por ejemplo...

y vemos el resultado...

PASO 6

Finalmente, podemos ver una presentación preliminar de todo lo hecho hasta ahora, haciendo click en el botón:

....avanzando por los distintos registros.

Por último, Finalizar y Combinar:

La opción “Editar documentos individuales” (y posteriormente la elección de “todos” o de “registro actual”) provocará la salida del modo diseño de “combinar correspondencia” y el documeto queda combinado de forma definitiva en otro archivo Word que está por guardar.

La opción “Imprimir documentos” (y posteriormente la elección de “todos” o de “registro actual”) llevará a la impresión.

La opción “Enviar mensajes de correo electrónico” preguntará el campo donde buscar los nombres de los contactos. Por ejemplo, si seleccionamos “Nombre”, buscará en nuestra libreta de direcciones todos los nombre coincidentes (preguntando en caso de discrepancias) para asignarles un correo.

Suele ocurrir que cuando combinamos datos numéricos o fechas obtengamos resultados inesperados en cuanto al formato. Es decir, en el proceso de combinar correspondencia se pierde el formato.

Si queremos solucionar este inconveniente debemos modificar la forma en la que Word muestra el dato, pero NO tenemos la posibilitar de evitar que en un principio se pierda el formato. Por lo tanto, debemos actuar después de haber hecho la combinación sobre el campo en Word.

CREACIÓN DE SOBRES

El procesador de textos que integra Office incorpora una larga serie de aplicaciones que van más allá de la simple elaboración de un documento de texto. Con una de ellas podemos crear sobres de correspondencia de manera fácil y rápida, para después imprimirlos de forma personal.

1.- Cartas y correspondencia.- Para configurar un sobre desde Word, sólo es necesario abrir el programa y escribir los datos del destinatario y remitente. Podemos tener esos datos en un documento, en una base de datos, en una tabla o simplemente teclearlos directamente. En el menú superior debes situarte sobre la opción Herramientas y, a continuación, pulsar sobre Cartas y Correspondencia, donde nos aparecerán diferentes opciones en pantalla.

2.- Sobres y etiquetas.- Una de las posibilidades que incluye este nuevo menú es la de crear sobres y etiquetas. Aquí dispondremos de diferentes plantillas preconfiguradas que se adaptan a los formatos y dimensiones más comunes de los sobres y etiquetas presentes en el mercado. Además, durante todo el proceso dispondremos de ejemplos gráficos que nos irán señalando cómo se mostrará nuestro sobre o etiqueta.

3.- Datos.- Una vez llegados a esta opción del menú, habrá que decidir si lo que queremos confeccionar es un sobre o una etiqueta. En este caso pulsaremos en sobres. La interfaz que aparece a continuación está dividida en dos apartados: uno para los datos del destinatario y otro para los datos del remitente. En cada uno de estos apartados introduciremos los datos de ambas personas, aunque también los podremos extraer de la libreta de direcciones de Windows.

4. El tipo de sobre.- Al pulsar en el icono del sobre podremos seleccionar el modelo que más se ajuste a las dimensiones del nuestro. Existen muchas opciones para predeterminar, además de la posibilidad de configurar un sobre personal para tamaños especiales. Desde aquí tendremos también la posibilidad de elegir el tipo de letra tanto para el remitente como para el destinatario y definir los márgenes del sobre.

5.- Ppciones de impresión.- Es muy importante señalar también la manera en la que introducimos el sobre en la impresora, ya que, según el modelo de la misma, se hará de una forma u otra. Puedes escoger tu opción pulsando en el icono del sobre y en la etiqueta opciones de impresión. Sólo tendrás que seleccionar el dibujo que se corresponda con el formato deseado.